Retningslinjer om personvern og cookies

I noen tilfeller er vi databehandler for kundene våre. Når vi er databehandler, skjer behandlingen av personopplysninger etter instruks fra den behandlingsansvarlige kunden. Når vi opptrer som databehandler, inngår vi en databehandleravtale med den behandlingsansvarlige kunden. I disse tilfellene gjelder ikke denne informasjonen om behandling av personopplysninger.

I forbindelse med samarbeidet med våre leverandører og forretningspartnere kan vi ha en eller flere personer som på ulike måter er involvert i samarbeidet. Det kan for eksempel være personer som jobber for disse leverandørene og samarbeidspartnerne. Hvis du er en av disse personene, kan vi behandle personopplysninger om deg. Vi behandler opplysningene for å kunne oppfylle avtalen vi har inngått med leverandøren eller samarbeidspartneren du er tilknyttet, og eventuelt for å kunne oppfylle avtaler med kundene våre. Vi behandler som regel bare generelle opplysninger som navn, adresse, telefonnummer, e-postadresse, stilling og lignende kontaktinformasjon. I tillegg behandler vi opplysninger som utveksles med oss som en del av samarbeidet. For eksempel e-postkorrespondanse og annen post. Opplysningene samles vanligvis inn fra deg eller fra andre personer hos leverandøren eller forretningspartneren du er tilknyttet.

Opplysningene slettes som hovedregel 3 år etter at leverandør- eller samarbeidsforholdet er avsluttet. Opplysningene kan imidlertid, etter en konkret vurdering, lagres i en lengre periode når dette er nødvendig for å oppfylle formålet, for eksempel i forbindelse med tvister. Formålet med lagringen er å kunne dokumentere historikken i leverandør- eller samarbeidsforholdet frem til det tidspunktet foreldelsesfristen for eventuelle krav som oppstår i forbindelse med leverandør- eller samarbeidsforholdet begynner å løpe. Fakturaopplysninger lagres i regnskapsåret pluss 5 år.

En cookie er en fil som nettleseren plasserer på datamaskinen din. Den gjør det mulig å gjenkjenne datamaskinen din og huske valg du tidligere har gjort på nettstedet, for eksempel språkvalg. En cookie kan ikke spre datavirus eller andre skadelige programmer. Cookies sletter seg selv etter et visst antall måneder, som kan variere avhengig av hvilken type cookie som brukes. Cookies fornyes etter hvert nytt besøk på nettstedet. En cookie kan ikke se hvem du er, hva du heter, hvor du bor eller om datamaskinen din brukes av en eller flere personer. Men hvis du oppgir personopplysninger til nettstedet, kan en cookie brukes til å huske deg til neste gang du besøker nettstedet.

Vi plasserer cookies på enheten din når du besøker nettstedet vårt. Før vi plasserer cookies på enheten din, ber vi om ditt samtykke. Cookies som er nødvendige for å sikre funksjonalitet og innstillinger, kan imidlertid brukes uten ditt samtykke. I forbindelse med samtykket vil du bli informert om bruken av og formålet med å samle inn data via cookies. 

Vi bruker disse tredjepartssystemene som lagrer cookies på enheten din:

• Bing
• DoubleClick
• LinkedIn
• Google
• Leadscore
• HotJar
• Metaplattformer (Facebook, Instagram og Whatsapp)

Hvordan du sletter cookies
Cookies sletter seg selv etter et visst antall måneder, som kan variere avhengig av hvilken type cookies som brukes. Cookies fornyes etter hvert nytt besøk på nettstedet. 

Hvis du ønsker at fravælge eller slette cookies, kan du finde en vejledning her: http://minecookies.org/cookiehandtering.

Du skal være opmærksom på, at hvis du sletter eller blokerer cookies, kan annoncer blive mindre relevante for dig og optræde hyppigere. Du kan desuden risikere, at hjemmesiden ikke fungerer optimalt, samt at der er indhold, du ikke kan få adgang til. Benyttes din enhed (computer, tablet mv.) af flere forskellige personer, eller benytter du flere forskellige internet-browsere på din enhed, skal du være opmærksom på, at dine indstillinger og præferencer kan variere alt efter, hvem der bruger din enhed og alt efter hvilken browser, der benyttes. Bemærk ligeledes, at du er nødt til at indstille din præferencer for hver enhed, hvis du benytter flere forskellige enheder, når du tilgår vores hjemmeside.

Når du besøker vårt kontor, kan vi behandle opplysninger om deg i form av videoopptak fra vår kameraovervåkning. Det er skiltet i alle områder som er kameraovervåket. Alle opptak lagres på en sikker måte og avspilles bare hvis det er nødvendig, f.eks. i forbindelse med en konkret mistanke om en straffbar handling eller i forbindelse med et sikkerhetsbrudd. Opptakene avspilles kun for personer som har et arbeidsrelatert behov for å se dem. Under visse omstendigheter kan opptak fra kameraovervåking utleveres til politiet. Opptakene slettes som hovedregel etter 30 dager. Opptakene kan imidlertid lagres i en lengre periode hvis det er nødvendig som følge av behandlingen av en konkret hendelse, for eksempel i forbindelse med etterforskningen av et mulig straffbart forhold. 

Vi utleverer opplysninger om deg når det er nødvendig som en del av driften av virksomheten vår, blant annet for å kunne levere reisen din og de andre produktene du har kjøpt av oss. Når du bestiller en reise og tilhørende produkter, kan vi utlevere opplysningene dine til mottakerne som er oppført nedenfor. Du finner mer informasjon om deres behandling av personopplysningene dine i deres personvernerklæringer og vilkår.

Globale distribusjonssystemer (GDS)
Når du bestiller en reise, kan vi utlevere personopplysningene dine til et GDS. Et GDS er et IT-nettverkssystem som muliggjør transaksjoner mellom tjenesteleverandører i reiselivsbransjen, hovedsakelig flyselskaper, hoteller, bilutleiefirmaer og reisebyråer. En GDS kobler sammen tjenester, priser og bestillinger ved å konsolidere produkter på tvers av de tre reisesektorene, flyreservasjoner, hotellreservasjoner og leiebil.

I forbindelse med bestilling av reisen din vil vi vanligvis utlevere opplysninger om fornavn, mellomnavn, etternavn, avreiseflyplass, reisemål, dato for avreise og hjemreise, reiserute, bonuskortnummer og andre opplysninger som er nødvendige for å bestille reisetjenestene du har kjøpt, inkludert for eksempel måltidspreferanser og eventuelle behov for assistanse under reisen. Når du reiser til spesielle destinasjoner, kan vi også utlevere informasjon om passnummeret ditt.

Vi bruker følgende GDS-er til å foreta reisebestillinger: Farewise og Galileo. 

Kvalifisert tilbud
Når du velger å bruke oss som reisebyrå, har du mulighet til å få et kvalifisert tilbud på en reise. Et kvalifisert tilbud er en type tilbud der en foreløpig bestilling av den ønskede reisen gjøres for deg når tilbudet utarbeides. Dette gir deg mulighet til å reservere plass på de ønskede flyvningene i opptil tre dager før du bestemmer deg for om du vil utstede en billett på den foreløpige reservasjonen eller avbestille den. For å kunne gi deg et kvalifisert tilbud sender vi informasjonen om deg og den ønskede reservasjonen til en GDS (som beskrevet ovenfor), som foretar den foreløpige bestillingen hos flyselskapet, hotellet osv. Siden opplysningene dine i forbindelse med innhenting av det kvalifiserte tilbudet overføres til flere nye uavhengige behandlingsansvarlige (først til en GDS, som deretter overfører opplysningene til flyselskaper, hoteller osv.), kan opplysningene dine bli lagret hos disse mottakerne etter at tilbudet er utløpt - også i tilfelle tilbudet kanselleres.

Flyselskaper
Vi kan utlevere personopplysninger til flyselskaper i forbindelse med bestilling av reisen din. I forbindelse med bestilling av flyreisen din vil vi vanligvis utlevere opplysninger om fornavn, mellomnavn, etternavn, avreiseflyplass, reisemål, dato for avreise og hjemkomst, bonuskortnummer, spesielle ønsker i forbindelse med reisen, herunder bestilling av spesialmenyer under flyreisen og eventuelle behov for spesiell assistanse på flyet eller flyplassen til det valgte flyselskapet. Ved reiser til spesielle destinasjoner kan vi også utlevere informasjon om passnummeret ditt til flyselskapet.

Når vi bestiller flyreisen din, er vi forpliktet til å foreta reservasjonen i samsvar med flyselskapenes regler for setereservasjon. Dette kan bety at flyreservasjonen din klassifiseres som en gruppereservasjon i henhold til flyselskapets regler, selv om du ikke har bestilt en gruppereise. Dette kan skyldes prisen på bestillingen, spesielle avbestillingsvilkår knyttet til bestillingen osv.  Hvis dette er tilfelle, vil flyselskapet behandle opplysningene om passasjerene som er klassifisert som en del av samme bestilling, som en gruppe. Dette betyr at det i noen tilfeller vil være mulig for passasjerer som reiser som en del av samme gruppe, å bruke flyselskapets elektroniske selvbetjeningsløsninger for å få tilgang til navneinformasjonen til de andre passasjerene i klassifiseringsgruppen. Hvis du reiser som en del av en gruppe for klassifiseringsformål, vil derfor de andre passasjerene i denne gruppen i noen tilfeller kunne få tilgang til informasjon om navnet ditt og om at du reiser med den aktuelle flyvningen via flyselskapets elektroniske selvbetjeningsløsninger.

Hoteller, vandrerhjem, herberger osv.
Vi kan komme til å utlevere personopplysninger til overnattingsstedene du skal bruke under reisen. I forbindelse med bestilling av overnatting vil vi vanligvis utlevere opplysninger om fornavn, mellomnavn, etternavn, reisemål, ankomst- og avreisedato, romkategori, bonuskortnummer, spesielle ønsker i forbindelse med reisen, inkludert bestilling av spesialmåltider under oppholdet og eventuelle behov for spesiell assistanse under oppholdet på grunn av funksjonshemming eller sykdom. Overnattingsleverandøren kan også kreve at de mottar en passkopi av personene som bor hos dem. Hvis dette er tilfelle, vil vi be om ditt samtykke til å sende en passkopi til overnattingsstedet for dette formålet.

Leiebil
Vi utleverer personopplysninger til bilutleiefirmaer hvis du trenger et kjøretøy til reisen din. I forbindelse med bestilling av leiebil vil vi typisk utlevere opplysninger om fornavn, mellomnavn, etternavn, hentested, leieperiode, kjøretøykategori, bonuskortnummer, spesielle ønsker i forbindelse med leie av bilen, herunder spesielle tiltak i forbindelse med funksjonshemming eller sykdom, barneseter osv.

Busselskaper
Vi utleverer personopplysninger til busselskaper hvis du reiser med buss i løpet av reisen (f.eks. i forbindelse med transport eller dagsturer til kjente turistattraksjoner osv.) Når du bestiller en bussreise, vil vi vanligvis utlevere opplysninger om fornavn, mellomnavn, etternavn, hentested, dato og klokkeslett for bussreisen, reisemål og spesielle ønsker i forbindelse med bussreisen, inkludert bestilling av spesialmenyer under bussreisen og eventuelle behov for spesiell assistanse under bussreisen på grunn av funksjonshemming eller sykdom.

Spedisjonsselskaper
Vi utleverer personopplysninger til rederier hvis du reiser med skip under reisen (f.eks. dagsturer til kjente turistattraksjoner, cruise osv.). Når du bestiller et cruise, vil vi vanligvis utlevere informasjon om fornavn, mellomnavn, etternavn, destinasjon, reiserute, dato og klokkeslett for avreise og hjemkomst, samt spesielle ønsker i forbindelse med cruiset, inkludert bestilling av spesialmenyer under cruiset og eventuelle behov for spesiell assistanse under cruiset på grunn av funksjonshemming eller sykdom. Rederiet kan også kreve at de mottar en passkopi av de medreisende. I så fall vil vi be om ditt samtykke til å sende en passkopi til rederiet.

Bedbanks
En bedbank er et IT-nettverkssystem som muliggjør transaksjoner mellom tjenesteleverandører i reiselivsbransjen, hovedsakelig hoteller og reisebyråer, eller sluttkunden. Vi utleverer personopplysninger til bedbanks for å kunne bestille hotellene du skal bruke på reisen din. For å bestille hotellovernattingen din gjennom en bedbank, vil vi vanligvis utlevere informasjon om fornavn, mellomnavn, etternavn, reisemål, ankomst- og avreisedato, romkategori, bonuskortnummer, spesielle ønsker i forbindelse med reisen din, inkludert bestilling av spesialkost under hotelloppholdet og eventuelle behov for spesiell assistanse under hotelloppholdet på grunn av funksjonshemming eller sykdom.

Vi bruker følgende bedbanks: Expedia, Booking.com og Hotelbeds.com.

Reisebyråer
Hvis du som en del av reisen må delta på utflukter eller trenger transport, kan vi utlevere personopplysningene dine til reisebyråer. Reisebyråets oppgave er å organisere den aktuelle utflukten eller transporten ved å bestille de ønskede tjenestene hos lokale leverandører på reisemålet.

I forbindelse med bestilling av utflukter, transfer osv. utleverer vi vanligvis opplysninger om fornavn, mellomnavn, etternavn, dato og klokkeslett for ankomst og/eller avreise, type kjøretøy, reisemål og spesielle ønsker i forbindelse med transfer eller utflukt, inkludert bestilling av spesialmenyer og eventuelle behov for spesiell assistanse på grunn av funksjonshemming eller sykdom. De lokale leverandørene som skal levere de ønskede tjenestene på reisemålet, kan også kreve at de mottar en passkopi av personene som skal motta en tjeneste fra dem. Hvis dette er tilfelle, vil vi be om ditt samtykke til at vi sender en passkopi til dem.

Forsikringsselskaper
Når du bestiller en reise hos oss, har du mulighet til å kjøpe reise- og/eller avbestillingsforsikring. Hvis du ønsker å kjøpe en slik forsikring, utleverer vi personopplysninger til forsikringsselskapet med det formål å tegne forsikringen hos dem. I forbindelse med tegning av reise- og/eller avbestillingsforsikring utleverer vi vanligvis informasjon til forsikringsselskapet om fornavn, mellomnavn, etternavn, e-postadresse, reisemål, avreise- og hjemreisedato og type reise.

Vi samarbeider med følgende forsikringsselskap: Gouda.

Selskaper som leier ut utstyr
Når du bestiller en reise hos oss, har du mulighet til å leie utstyr du trenger på reisen, for eksempel skiutstyr, dykkerutstyr, sykler og lignende. Hvis du ønsker å leie utstyr, vil vi utlevere personopplysninger om deg til selskapet på reisemålet der du skal leie utstyret. I forbindelse med leie av utstyr utleverer vi vanligvis opplysninger om fornavn, mellomnavn, etternavn, type utstyr, hentested, leieperiode og opplysninger om høyde, vekt, kles- og skostørrelse. Utstyrsutleiefirmaer kan også kreve at de mottar en passkopi av personene som skal leie utstyr av dem. Hvis dette er tilfelle, vil vi be om ditt samtykke til å sende en passkopi til dem.

Leverandører av inngangsbilletter, utflukter osv.
Hvis du som en del av reisen skal delta på utflukter, ha inngangsbilletter til opplevelser eller lignende, kan vi utlevere personopplysninger til leverandørene av disse tjenestene. I forbindelse med bestilling av utflukter, inngangsbilletter osv. utleverer vi vanligvis opplysninger om fornavn, mellomnavn, etternavn, dato og klokkeslett for ankomst og/eller avreise, type kjøretøy, reisemål og spesielle ønsker i forbindelse med utflukten eller opplevelsen, herunder bestilling av spesialmenyer og eventuelt behov for spesiell assistanse på grunn av funksjonshemming eller sykdom. Leverandøren som skal levere de ønskede tjenestene på reisemålet, kan også kreve at de mottar en passkopi av personene som skal motta en tjeneste fra dem. Hvis dette er tilfelle, vil vi be deg om ditt samtykke til at vi sender en passkopi til dem.

Byråer som utsteder visum
Hvis vi må bestille visum til deg, vil vi utlevere personopplysninger til visumutstedende myndigheter eller til ambassaden i det landet som skal utstede visum til deg. For å bestille visum må vi vanligvis få tilsendt passet ditt. I noen tilfeller kan det imidlertid være tilstrekkelig å sende inn en kopi av passet ditt. I tillegg utleverer vi vanligvis informasjon om dato og klokkeslett for ankomst og avreise, kontaktinformasjon til nærmeste pårørende, informasjon om formålet med reisen og statsborgerskapet ditt. I visse tilfeller vil vi også utlevere opplysninger om dine forsikringsforhold på reisen.

Andre mottakere
Vi kan også utlevere og/eller overføre personopplysningene dine til andre leverandører og/eller tjenesteleverandører i forbindelse med den ordinære driften av virksomheten vår, f.eks. i forbindelse med ekstern administrasjon av IT-systemene våre, analyseoppgaver, markedsføringsoppgaver, inkasso, kredittvurdering, revisjon, bokføring, juridisk bistand, tvister osv.

Du har muligheten til å utøve dine rettigheter i henhold til databeskyttelseslovgivningen når som helst.

• Rett til innsyn: Du har rett til å få innsikt i informasjonen vi behandler om deg, samt motta en rekke tilleggsopplysninger om vår behandling av dine personopplysninger.

• Rett til retting: Du har rett til å få uriktige opplysninger om deg selv rettet og ufullstendige opplysninger om deg selv supplert. Dette kan blant annet gjøres ved at du selv gir tilleggsinformasjon.

• Rett til sletting: I visse tilfeller har du rett til å få opplysninger om deg selv slettet. Dette har du blant annet når opplysningene ikke lenger er nødvendige for å oppfylle formålene de ble samlet inn eller behandlet for, eller dersom behandlingen av opplysningene ikke er lovlig.

• Rett til begrensning av behandling: I visse tilfeller har du rett til å begrense behandlingen av dine personopplysninger. Dette betyr at vi ikke kan behandle informasjonen annet enn lagring.

• Rett til å protestere: Du har rett til når som helst – av grunner knyttet til din spesielle situasjon – å protestere mot vår ellers lovlige behandling av dine personopplysninger.

• Rett til dataportabilitet: I visse tilfeller har du rett til å motta personopplysningene du har gitt oss i et strukturert, vanlig brukt og maskinlesbart format, samt å få disse personopplysningene overført fra oss til en annen behandlingsansvarlig uten hindring.

• Rett til å trekke tilbake samtykke: Du har rett til å trekke tilbake samtykke til behandlingen av dine personopplysninger når som helst. Du må imidlertid være oppmerksom på at dette først trer i kraft fra uttakstidspunktet. Det påvirker derfor ikke lovligheten av vår behandling av dine personopplysninger frem til tidspunktet da du trekker tilbake samtykket.

Hvis du ønsker å benytte deg av en eller flere av dine rettigheter, kan du kontakte oss på info@flamingotours.no.